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Workflow Automatizado

​​Uma das maiores dificuldades que as empresas tem, envolve controlar processos e entender onde precisam melhorar, em outras palavras, saber onde as coisas estão "emperrando". 

Quer um exemplo?

Um cliente nos procurou para fazermos um sistema que registrasse documentos recebidos dos clientes para a aquisição de um determinado serviço. O objetivo era registrar a chegada do documento, validar os dados, dar prosseguimento e depois enviar para outra área agrupando os documentos em lotes. Simples não?

Ao visitar o local vimos que parecia uma linha de produção, dezenas de documentos chegando e saindo e cerca de umas 25 pessoas manipulando aquele monte de papéis. Da forma que faziam, havia um processo informal, organizado apenas pela localização das mesas e dos documentos, que iam passando de mesa em mesa até a última. Perguntei a respeito de metas de trabalho, e me informaram que o documento deveria fazer aquele percurso em, no máximo, dez dias (nunca cumpridos). Quando passava, alguém reclamava, procuravam nas mesas e aceleravam o processo ruidoso.

Propusemos então um workflow (fluxo de trabalho) onde cada mesa seria representada por uma etapa: recepção, digitação, conferência, embalagem e envio. Quando o documento era recebido, os dados cadastrais eram digitados no sistema e era atribuído um número de identificação. Esse número era então adesivado ao conjunto de documentos para facilitar identificação futura.  Cada usuário, de cada etapa, clicava em um botão para "enviar" o processo para a mesa seguinte. Ao final, o processo era encerrado.

Quando alguém reclamava, se buscava no sistema pelos dados do cliente determinando, de imediato, em que mesa o processo estava parado. Tudo muito simples, sem perdas e com muita possibilidade de rastreamento.

Ao final do projeto, desenvolvemos um "bonus" para o cliente. Um conjunto com cinco relógios, um para cada etapa (recepção, digitação, conferência, embalagem e envio) indicando qual o tempo médio era dispendido em cada etapa e, abaixo, qual o tempo médio de todas as etapas (que mostrava 12 dias, mais do que os 10 esperados).

Ao mostrar isso ao gestor, ele logo deu um salto. Dos 12 dias, em média, que os processos ficavam parados, por 7 eles estavam na etapa de "digitação". Me deixou falando sozinho e chamou um de seus funcionários apontando os 12 e os 7 dias de nossos relógios e fulminou: A partir de amanhã, quero sete pessoas na digitação e não apenas três como temos hoje, tire uma pessoa de cada uma das outras funções.

Resultado: Em poucos dias, a média baixou para 9 dias e a quantidade de reclamações e processos "perdidos" diminui consideravelmente. É isso que fazem os workflows, controlam os processos e de "bônus" permite que sua empresa possa acompanhar mais de perto cada uma das etapas do seu negócio.

Nós temos muita experiência no levantamento das necessidades e desenho de processos. Venha nos contar sua história!


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