Não é a toa que se diz que o sucesso de um projeto está intimamente ligado ao planejamento realizado para fazê-lo. Na área de marketing promocional, a dinâmica é bastante grande, os tempos são sempre curtos. Contudo, as pessoas acham que detalhar um briefing é perda de tempo, mas não é.

Todos já vivemos tristes experiências com frases do tipo “não era bem isso o que eu estava esperando”. A primeira reação, naturalmente, é de contra-argumentar com um “ele não sabe o que quer”. Quem está certo, quem está errado?

A conclusão é bastante simples nesse caso: sem um bom briefing estão todos errados (e estão todos certos).

O briefing carrega consigo o estigma de algo que dá trabalho, demora pra fazer e no final só ajuda em parte. Isso é normalmente verdade para um briefing ruim. Já recebi email com o título de “briefing do projeto”, onde seu conteúdo eram dois parágrafos mal escritos, com quase nenhum conteúdo, menos esclarecedor, inclusive, do que o telefonema que o precedeu.

Mas antes de ver o que é importante no briefing, vamos pensar primeiro quais são os objetivos dele. Afinal, você deverá rascunhar o seu próprio modelo, que seja útil ao seu trabalho.

OBJETIVOS DO BRIEFING

- VALIDAÇÃO : Colocar no papel o entendimento do que se deve fazer, é uma boa iniciativa pois o cliente poderá perceber, já no início, que você se esqueceu de alguma coisa ou não entendeu algum ponto.

- CONSISTÊNCIA : O briefing escrito pode ser enviado para um fornecedor ou terceiro, sem perder nenhum conteúdo. Reuniões de briefing são importantes, mas algum conteúdo se perde entre uma e outra reunião. O documento escrito mantém seu conteúdo, e se você esquecer algo na reunião, o documento vai apontar isso.

- AGILIDADE: Engraçado. As pessoas não acham útil perder 40 minutos para escrever um bom briefing, porque não tem tempo. Contudo, não se incomodam de ter que fazer três reuniões de 2 horas, para esclarecer dúvidas causadas justamente pela falta do briefing. O briefing torna o processo muito mais ágil, acredite!

- CONFERÊNCIA : O briefing também serve para conferir o resultado final com base na demanda inicial. Com um bom briefing aprovado e validado pelo cliente não precisaríamos ouvir algo como : “cadê aquele negócio que eu te pedi?”. Em tese, se não está no briefing não existe. 

- HISTÓRICO : Imaginamos o briefing como o “resuminho inicial” do que precisa ser feito. Sim, ele é o primeiro documento do projeto, contudo não precisa morrer aí. Seu briefing poderia ser atualizado a cada reunião com o cliente, e nele sendo registrado cada vez que o cliente mudou de idéia, acrescentou, ou tirou algo. Com isso bem feito, a resposta à pergunta : “cadê aquele negócio que eu te pedi?”, poderia ser: “você pediu pra retirar na reunião de 15 de abril”.

PEFIL DO BRIEFING

O briefing precisa ter algumas características importantes como:

SER CLARO : Pense sempre o que seria de você se chegasse de repente e tivesse que tocar um projeto com base no seu próprio briefing. Se você ficou preocupado(a), tá na hora de mudar. Faça um documento claro, sem divagações. Não se contente em apenas escrever frases que ouviu na reunião como “precisa ter movimento“ ou coisas genéricas.

SER ESCRITO – Não confie em máximas como “o briefing está aqui na minha cabeça”. Nenhum de nós consegue absorver mais do que 75% do conteúdo de uma reunião. Pode ter certeza, os 25% que você perdeu, são muito importantes para o cliente.

SER PÚBLICO : As pessoas envolvidas no projeto precisam estar ao par do briefing desde o início. É claro que nem todas as informações podem ser passadas como por exemplo “retorno financeiro esperado”. Mas dentre o possível, seja generoso(a) nas informações.

O QUE PRECISA TER NO BRIEFING

Para um projeto web de marketing promocional, que é a nossa experiência, normalmente precisaremos de algumas informações básicas, que são:

Público alvo:  Fazer um sistema, site ou hot-site para o público infantil é muito diferente do que para o público adulto. Já fizemos projetos para a Coca-Cola e para a Caixa Econômica. Os públicos são muito distintos, e os recursos técnicos e navegabilidade são muito diferentes. Só a marca contudo não resolve essa questão. Fizemos recentemente um projeto para a NET, que dependendo do canal, pode ser para qualquer público.

Objetivo :  Saber o objetivo do cliente (divulgar a marca, vender mais...) vai ajudar fornecedores a tomar suas decisões. Algumas idéias podem vir da experiência de seus fornecedores se eles souberam o objetivo da ação. Isso ajuda o projeto, e você ainda fica bem com o cliente.

O que exatamente precisar ser feito :  Esgote um pouco com o seu cliente o que precisa ser feito com mais detalhes. Quanto mais informação melhor, anote tudo, mesmo o que parece bobagem. Não aceite nem passe informações genéricas do tipo: orçar um HotSite para a campanha, achando que isso seja suficiente pra que seja orçado, realizado e o cliente goste. Lembre-se que o seu fornecedor precisa medir a quantidade de trabalho para orçar.

Quantidade estimada de participantes:  Para um projeto web, quando perguntamos “quantos participantes são esperados?”, a resposta normalmente é “não sabemos”, e ponto. Como “não sabemos”? Alguém aprovou uma verba para ação na internet sem saber uma taxa de retorno? A resposta correta deveria ser “não sabemos com exatidão mas estamos trabalhando com dois cenários, o pior caso com 20 mil participantes, e no melhor com 35 mil”. “Não sabemos” pode significar tanto mil como 100 mil. Esses números são necessários para calcular espaços de armazenamento e tráfego de dados. Se você não especificar, o seu fornecedor pode trabalhar no pior caso que ele achar.

Início /Fim /Duração : Parece óbvio mas existem briefings que não tem essa informação. Prazos maiores de duração podem trazer condições comerciais mais favoráveis, prazos muito curtos para a execução podem tornar o projeto inviável já no início, e é bom saber isso logo.

Informações técnicas : Ações que precisem de uma integração, modificação de algo já existente, certamente vão precisar de informações técnicas adicionais. Nestes casos, prepare seu cliente de que isso vai acontecer, assim ele pode se preparar ou indicar alguém técnico para um contato futuro. Se o seu fornecedor de tecnologia te pedir alguma informação técnica, tenha certeza: é importante.

Trabalhoso?

Imagine que ao final, com seu brieefing em mãos aprovado pelo cliente você vai conseguir entregar exatamente o que ele quer, não vai ter dificuldades de prazo ou pedidos de verbas adicionais dos fornecedores e nem muitos (pois vai haver) retrabalhos.

Melhorou, não!?

De uma maneira geral é isso. Se estiver em um projeto Web, conte conosco.